Töm dina inkorgar

Ställ därför samma fråga – “Vad är det här?” – oavsett i vilken inkorg något dyker upp. Skräp slänger du. Referensmaterial sparar du i rätt mapp på datorns hårddisk. Enkla frågor får snabba svar. Bokningar åker direkt in i kalendern. Och alla uppgifter du ska göra, dem skriver du upp på din att-göra-lista.

Efter första Workhack skrev jag att ordning och reda betalar sig. Den texten var ur ett helikopterperspektiv, om hur att-göra-listor ökar känslan av kontroll och därmed minskar känslan av stress.

I måndags var det dags för ett nytt Workhack. Och i pauserna hade jag flera diskussioner om varför Inbox Zero, att sträva efter en tom inkorg i e-posten, är en bra idé.

Skälet är återigen en ökad kontroll och minskad stress. Men det viktiga är inte nollan i inkorgen. Det viktiga är hur man har kommit dit. Annars hade vägen dit varit två tangentbordskombinationer kort: Markera allt följt av Radera.

Någon ökad känsla av kontroll och minskad känsla av stress hade det inte blivit.

E-posten är inte platsen för att-göra-listan #

Vägen dit är istället kantad av en fråga som ställs om och om igen, och svaret ett av ett fåtal alternativ.

“Vad är det här?” Är det skräp, släng. Är det en enkel fråga, svara. Är den en uppgift, skriv upp på din lista. Är det en mötesbokning, lägg in den kalendern. Är det referensmaterial du kan behöva i framtiden, spara det på rätt ställe.

Men varför kan inte inkorgen få ta rollen som att-göra-lista? Om skräpet slängs, de enkla frågorna får ett svar, kalenderbokningarna är gjorda och referensmaterialet sparat – då är det ju bara uppgifterna som ligger kvar i inkorgen. Det måste väl ändå vara okej?

Hur gör du med den fysiska brevlådan? #

Jag har fortfarande inte träffat någon som nöjer sig med att titta i brevlådan för att se vad det kommit för post, och sedan stänger den utan att plocka med sig tidningar, brev och reklam in. Det blir väldigt ineffektivt att behöva ta på sig skorna och gå ut och hämta räkningarna i slutet av månaden eller för att stämma av när det där bröllopet egentligen var.

Kanske skulle det fungera i några dagar. Medan det fortfarande går att hålla i huvudet vad det är som ligger i brevlådan. Men så snart det inte är möjligt återstår bara att ta återkommande promenader till brevlådan. Inte bara för att kolla vad brevbäraren haft med sig idag, utan också för att påminna sig om vad som redan ligger där.

E-posten är inte din enda inkorg #

Ett av argumenten för att ha en att-göra-lista är att det inte är möjligt att ha allt som ska göras i huvudet. Det måste skrivas ned, annars glöms det bort.

En att-göra-lista tar alltså inte bort kravet på återkommande snabbkollar av vad det är som ska göras.

Däremot ser en samlad att-göra-lista till att du bara har ett ställe att titta på.

“E-posten är en att-göra-lista som andra fyller på” har någon sagt. Det stämmer och är sannolikt både en anledning till att e-posten upplevs som stressande och att det är lockande att låta den agera att-göra-lista.

Men problemet är att den aldrig är den enda att-göra-listan. Vissa uppgifter kommer du på själv, andra ber din partner dig att göra. Du får ett projekt att leda från chefen, och från skolan en lapp om en matsäck som ska ordnas till friluftsdagen i nästa vecka.

Allt detta representerar inkorgar, precis som e-posten. Din egen hjärna är i det här fallet en inkorg, samtal med andra människor är det, högen med lappar från skolan är det definitivt.

Om alla dessa inkorgar också får agera att-göra-lista, då är stressen plötsligt inte långt borta. Det är inte längre möjligt att få en samlad överblick över vad det är du behöver göra.

Många inkorgar, samma fråga, en lista #

Ställ därför samma fråga – “Vad är det här?” – oavsett i vilken inkorg något dyker upp. Skräp slänger du. Referensmaterial sparar du i rätt mapp på datorns hårddisk. Enkla frågor får snabba svar. Bokningar åker direkt in i kalendern.

Och alla uppgifter du ska göra, dem skriver du upp på din att-göra-lista.